参加国外展览的费用包括场地费用、展位搭建、展品运输和人员费用四大块，另外还有报名费、会刊登记费、杂费等相对数额较小的费用。
比如，慕尼黑的展览会公布的场地价格一般是指光地价格，曾经有向博览会直接报名的展商误以为付了场租费就万事大吉了，到了现场才发现，自己只有一块没有任何基本装修和道具的光地。AUMA认证的展览会都还有每平方米0.6欧元的管理费用，博览会在收取净场地租金的时候，一般还预收每平方米1 5～20欧元的服务费押金。这项预收服务费指抵扣在参展时发生的和展览公司各项费用．如电费、接电费、插座费、人工费、租赁道具费、清洁费等杂费，一般基于上届展览会平均服务费用标准。德国展览会的所有报价都需加收1 6％的增值税，如果公司自行报名参展索要20平方米单价1 50欧元的场地，那么在确认报名后，参展商收到的场地费付费账单将是(1 50+0 6+20)×1.1 6×20=3 957 9 2欧元，而不是3000欧元。另外，博览会报名费、会刊登录费也是依据各个展览会的标准而有所不同，均需列入成本预算中。
展位搭建是一笔可高可低的预算，如果要节省费用，可以用最简单的装修，如果要体面而有风格．自然花销不菲。如果希望节省成本又醒目实用，参加展团统一施工是最好的选择。很多有实力的国内公司非常注重参加境外展时的公司形象，他们往往不惜花重金从国内送去展架及搭建工人。其实，与在国外寻找适合的搭建公司做装修方案并搭建展位相比．前者的费用支出及所消耗的人力、物力并不少。如果找国外的搭建公司．语言方面的障碍也可通过值得信赖的组展公司得以克服。
随展团运输展品对参展企业来说是比较便捷并节省成本的途径，组展公司报出的展品运输价格．通常分为海运(按照体积：XX元／立方米)、空运(按照重量：XX元／公斤)两种方式．包括从指定仓库集货起，至博览会展台的全程运输费、仓储费、报关手续费等费用。参展商只要根据自身运输的展品情况结合相应的报价，即可提前计算运输成本。需要注意的是，因为展品类别或参展国别、地域的不同，展览品的关税额度也有各自的规定．组展公司会根据当地海关的要求提前报价．并指导参展商计算关税开支。
人员费用则是往返交通加境外餐饮、交通及住宿等境外生活开支．组展公司通常会详细列出各项费用的预算情况。
总之，只有真正地了解参展的费用结构，参展公司才会在自己参展或通过组展公司两者间做出适合自己的选择。
